Datenschutzerklärung

Verantwortlich für die Verarbeitung ist der Arbeitgeber:

[Name des Arbeitgebers / der Firma] [Straße, Hausnummer] [PLZ Ort] [E-Mail] · [Telefon]

Datenschutzbeauftragte:r (sofern bestellt): [Name / Kontakt].

Im Rahmen des Beschäftigungsverhältnisses verarbeiten wir insbesondere:

• Stammdaten (Name, Kontakt, Geburtsdatum, Anschrift) — zur Durchführung des Arbeitsverhältnisses.
• Vertrags- und Lohndaten (Vertragsart, Stunden, Lohnklasse, IBAN) — zur Lohnabrechnung.
• Steuer-/Sozialversicherungsdaten (Steuer-ID, SV-Nummer, ggf. Konfession) — zur Erfüllung gesetzlicher Melde- und Abführungspflichten.
• Arbeitszeiten (Ein-/Ausstempeln, ggf. Standort zum Stempelzeitpunkt) — zur Zeiterfassung und Anwesenheitsprüfung.
• Abwesenheiten (Urlaub, Krankmeldung inkl. Attest/eAU) — zur Personalplanung und Entgeltfortzahlung.
• Dokumente (Verträge, Nachweise, Lohnabrechnungen) sowie interne Notizen und Nachrichten.

Die Verarbeitung stützt sich auf § 26 BDSG und Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Durchführung des Beschäftigungsverhältnisses), Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO (gesetzliche Pflichten, z. B. Lohnsteuer, Sozialversicherung) sowie – für besondere Kategorien wie Gesundheitsdaten (Krankmeldung) und Konfession – Art. 9 Abs. 2 lit. b DSGVO i. V. m. § 26 Abs. 3 BDSG.

Beim Ein- und Ausstempeln wird – sofern der Betrieb dies nutzt – einmalig der Standort geprüft, um die Anwesenheit am Betrieb zu bestätigen (§ 26 BDSG). Es findet keine laufende Ortung und keine Bewegungsverfolgung statt.

Personenbezogene Daten erhalten nur Stellen, die sie zur Aufgabenerfüllung benötigen:

• Software-Anbieter der Personalplattform „Takt" (Hosting in der EU; Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO).
• Steuerbüro / Lohnbuchhaltung: [Name].
• Push-Benachrichtigungsdienste des jeweiligen Geräts – nur wenn Benachrichtigungen aktiviert werden.

Die Daten werden auf Servern in der EU (Frankfurt) verarbeitet. Eine KI-Verarbeitung in einem Drittland findet nicht statt. [Sofern Push-Benachrichtigungen genutzt werden, können technische Zustelldienste außerhalb der EU eingebunden sein; die Übermittlung erfolgt dann auf Grundlage von Standardvertragsklauseln – bitte prüfen/ergänzen.]

Lohn-, Buchungs- und steuerrelevante Unterlagen werden für die gesetzlichen Aufbewahrungsfristen gespeichert (u. a. § 147 AO, § 257 HGB, § 41 EStG – i. d. R. 6 bis 8 Jahre). Übrige Daten werden gelöscht, sobald der Zweck entfällt, spätestens nach Beendigung des Beschäftigungsverhältnisses und Ablauf etwaiger Fristen.

Du hast das Recht auf Auskunft (Art. 15), Berichtigung (Art. 16), Löschung (Art. 17), Einschränkung (Art. 18), Datenübertragbarkeit (Art. 20) und Widerspruch (Art. 21).

Eine Kopie aller zu dir gespeicherten Daten kannst du jederzeit selbst herunterladen: in der App unter Konto → Meine Daten exportieren.

Zudem besteht ein Beschwerderecht bei der zuständigen Datenschutz-Aufsichtsbehörde: [zuständige Landesbehörde].

Die Schichtplanung erstellt lediglich Vorschläge; die Entscheidung trifft die Betriebsleitung. Eine ausschließlich automatisierte Entscheidung mit rechtlicher Wirkung (Art. 22 DSGVO) findet nicht statt.

Für Anliegen zum Datenschutz: [E-Mail-Adresse des Arbeitgebers / DSB].